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구글 드라이브는 개인용뿐 아니라 팀 협업과 문서 관리에 매우 유용한 비즈니스 도구입니다. 하지만 회사에서는 단순한 저장소가 아니라 ‘보안’과 ‘협업 효율’이 함께 확보되어야 합니다. 이번 글에서는 안전하고 효율적인 회사용 구글 드라이브 설정법을 단계별로 안내합니다.
회사에서 구글 드라이브를 써야 하는 이유
구글 드라이브는 실시간 문서 협업, 접근권한 제어, 파일 버전 관리, 클라우드 백업까지 지원하는 종합 업무 플랫폼입니다. 그러나 보안 설정이 미흡하면 내부 문서가 외부로 유출될 위험이 있습니다. 따라서 ‘협업 중심 + 보안 중심’의 균형 잡힌 설정이 필요합니다.
1단계. 팀별 폴더 구조 설계하기
업무 효율을 높이려면 먼저 체계적인 폴더 구조를 만들어야 합니다.
회사 드라이브
├─ 경영지원팀
│ ├─ 인사
│ ├─ 회계
│ └─ 서식 모음
├─ 마케팅팀
│ ├─ 광고
│ ├─ 콘텐츠
│ └─ 보고서
└─ 기술개발팀
├─ 기획
├─ 테스트
└─ 배포Tip 팀별로 공유 드라이브를 생성하고, 개인 드라이브에선 사본을 만들지 않는 것이 좋습니다.
2단계. 접근 권한(공유 설정) 세밀하게 조정하기
회사 문서의 보안 핵심은 ‘누가 무엇을 볼 수 있는가’입니다. 권한을 다음 원칙에 맞춰 설정하세요.
- 보기 전용: 외부 협력사나 임시직원
- 댓글 전용: 검토 단계의 관리자
- 편집 가능: 해당 업무 담당자
주의 “링크가 있는 모든 사용자 보기 가능” 옵션은 회사 보안정책상 비추천입니다. 항상 이메일 초대 기반으로 공유하세요.
3단계. 보안을 강화하는 5가지 설정
- 2단계 인증(2FA) 활성화 – 관리자 계정 필수
- 외부 공유 제한 – 특정 도메인 외부로의 파일 공유 금지
- 파일 다운로드 방지 – 보기 전용 문서에는 ‘다운로드 금지’ 옵션 적용
- 기기 관리 – 관리 콘솔에서 등록된 기기만 접근 허용
- 활동 로그 확인 – Google Workspace Audit 로그를 주기적으로 검토
추천 Google Workspace 관리 콘솔에서 ‘보안 대시보드’를 활성화하면 이상 활동을 한눈에 모니터링할 수 있습니다.
4단계. 협업 효율을 높이는 설정
보안만큼 중요한 것이 팀 협업 효율입니다. 아래 설정을 적용하면 파일 관리가 훨씬 유연해집니다.
- 공유 드라이브를 팀 단위로 생성 – 퇴사자 발생 시에도 자료 유지
- 중요 문서는 별표 표시로 빠르게 접근
- 파일명에 날짜_프로젝트명 규칙 적용
- 버전 기록 기능을 활용해 실수 복구
5단계. 월간 점검 루틴 만들기
보안 유지의 핵심은 정기 점검입니다. 매월 한 번, 다음 항목을 확인하세요.
- 외부 공유 현황 점검
- 휴면 계정 접근 권한 제거
- 공유 폴더 접근 로그 검토
- 백업 정책 업데이트
보안과 협업은 함께 관리해야 한다
구글 드라이브를 단순한 파일 저장소로만 쓰면 보안 리스크가 생기고, 협업 속도도 떨어집니다. 하지만 위의 단계를 적용하면 보안과 효율을 모두 갖춘 디지털 워크플로우를 구축할 수 있습니다. 회사의 자산은 체계적인 설정에서 시작됩니다.
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