인사/총무 담당자들에게 연말이나 여름휴가철은 공포의 계절입니다. "대리님, 저 연차 며칠 남았어요?", "제가 작년에 며칠 썼죠?"라는 질문이 쏟아지기 때문입니다. 엑셀로 대충 관리하다가는 수식이 꼬여서 법정 연차 일수 계산이 틀리는 대참사가 발생할 수도 있습니다.
인사 관리 프로그램은 너무 비싸고, 엑셀은 불안하신가요? 구글 스프레드시트를 활용하면 무료로, 그리고 실시간으로 공유 가능한 강력한 연차 관리 시스템을 만들 수 있습니다. 오늘 포스팅에서는 입사일만 넣으면 근속연수가 자동 계산되고, 주말과 공휴일을 제외한 실제 휴가 사용일수를 정확히 카운팅 하는 자동화 시트 제작법을 A부터 Z까지 알려드립니다.
1. 기본 구조: 데이터가 섞이지 않게 탭 나누기
많은 분이 하나의 시트에 직원 명단과 휴가 사용 내역을 몽땅 적는 실수를 범합니다. 이렇게 하면 나중에 통계를 낼 수 없습니다. 반드시 아래와 같이 3개의 탭(Tab)으로 나누어 설계해야 합니다.
📂 연차 관리 시트 필수 3요소
- ① 직원 정보 (Employee Info): 사번, 이름, 입사일, 근속연수, 발생 연차(총 연차)
- ② 휴가 사용 내역 (Leave Log): 누가, 언제부터, 언제까지, 무슨 휴가를 썼는지 기록하는 곳
- ③ 관리 대장 (Dashboard): 직원별 총 연차, 사용 연차, 잔여 연차를 한눈에 보는 요약표
2. DATEDIF 함수: "입사일 기준 근속연수" 자동 계산
직원의 연차 발생 일수는 '근속연수(일한 기간)'에 따라 달라집니다. 매년 1월 1일마다 수동으로 연차를 계산하고 계신가요? DATEDIF 함수를 쓰면 오늘 날짜 기준으로 이 사람이 몇 년 몇 개월 일했는지 자동으로 나옵니다.
📅 근속연수 계산 공식
=DATEDIF(입사일셀, TODAY(), "Y")
- 입사일셀: 직원의 입사 날짜가 적힌 셀 (예: C2)
- TODAY(): 오늘 날짜를 자동으로 가져오는 함수
- "Y": 기간을 '년(Year)' 단위로 표시하라는 뜻
이 수식을 넣어두면, 1년 미만 신입사원은 '0', 3년 차 대리는 '2'와 같이 숫자가 자동으로 업데이트됩니다. 이를 기준으로 법정 연차 개수(15일, 16일 등)를 부여하면 됩니다.
3. NETWORKDAYS 함수: 주말 빼고 "순수 평일"만 계산하기
가장 골치 아픈 문제입니다. "금요일부터 다음 주 월요일까지 휴가를 냈어요."
단순히 (종료일 - 시작일)을 하면 토요일, 일요일까지 포함되어 4일이 차감됩니다. 하지만 실제로는 2일만 차감해야 하죠. 이때 필요한 것이 NETWORKDAYS 함수입니다.
🛑 주말/공휴일 자동 제외 공식
이 함수는 두 날짜 사이에서 토요일과 일요일을 자동으로 빼고 계산해 줍니다.
[꿀팁] 추석이나 설날 같은 공휴일은요?
별도의 시트에 2024년 공휴일 날짜를 쭉 적어두고, 수식의 세 번째 인수인 [공휴일목록]에 그 범위를 지정해 주면 빨간 날까지 완벽하게 제외하고 계산합니다. 이게 진짜 프로의 방식입니다.
4. SUMIF 함수: 직원별 잔여 연차 요약하기
이제 [관리 대장] 탭에서 최종 정리를 할 차례입니다. 김철수 사원이 1년 동안 쓴 휴가를 모두 더해서 총연차에서 빼주면 됩니다. 여기서 SUMIF 함수가 활약합니다.
📉 잔여 연차 계산 로직
- 사용 연차 합계:
=SUMIF(휴가사용내역!이름열, 현재직원이름, 휴가사용내역!사용일수열) - 잔여 연차:
= (총 발생 연차) - (사용 연차 합계)
이제 직원이 휴가 신청서를 내면 [휴가 사용 내역] 탭에 한 줄만 추가하세요. 그러면 [관리 대장]의 잔여 연차가 실시간으로 줄어듭니다.
5. 보너스 팁: 반차(0.5일) 처리 방법
"저는 오후 반차라서 0.5일만 썼는데요?"
NETWORKDAYS 함수는 기본적으로 '1일' 단위로 계산합니다. 이를 해결하려면 [휴가 사용 내역] 탭에 '휴가 종류'라는 열을 만들고, '종일', '오전반차', '오후반차'를 선택하게 하세요.
- 그리고 수식 끝에
IF문을 추가하여, "만약 '반차'라면 계산된 날짜에 0.5를 곱해라"라는 로직을 넣으면 소수점 단위의 휴가 관리도 완벽하게 가능합니다.
마무리하며: 엑셀 지옥에서 탈출하세요
직원 연차 관리는 돈(급여)과 직결되는 민감한 문제입니다. 사람의 머리로 계산하다 보면 실수가 생길 수밖에 없고, 이는 노무 리스크로 이어집니다. 오늘 배운 DATEDIF와 NETWORKDAYS 함수만 활용해도, 수백만 원짜리 프로그램 부럽지 않은 관리 시트를 만들 수 있습니다.
시트를 완성하셨나요? 이 시트를 직원들에게 '보기 전용'으로 공유하면, 직원들이 자기 연차를 확인하려고 매번 총무팀에 전화하는 일도 사라질 것입니다.
연차 관리 외에도 회사 비품이나 재고 관리가 고민이신가요? 지난 포스팅인 '비품/재고 관리 대장 만들기'를 참고하시면 총무 업무의 자동화를 완성하실 수 있습니다. 다음 시간에는 '지출 결의서 및 법인카드 사용 내역 자동 정리법'으로 돌아오겠습니다!