매월 말일이 되면 총무팀과 회계 담당자의 책상은 영수증 무덤으로 변합니다. 직원들이 가져온 꼬깃꼬깃한 영수증을 법인카드 명세서와 일일이 대조하고, "이거 식대인가요, 회식비인가요?"라고 물어보며 엑셀에 타이핑하는 단순 반복 작업. 지치지 않으셨나요?
많은 중소기업에서 여전히 수기나 단순 엑셀로 지출 관리를 하고 있습니다. 하지만 구글 스프레드시트(Google Sheets)의 강력한 데이터 집계 기능인 '피벗 테이블(Pivot Table)'과 'QUERY 함수'를 활용하면, 입력과 동시에 보고서가 완성되는 자동화 시스템을 구축할 수 있습니다. 오늘 포스팅에서는 영수증 지옥에서 탈출하여, 버튼 하나로 부서별/항목별 지출 현황을 뽑아내는 스마트한 자금 관리 노하우를 공개합니다.
1. 데이터베이스 구축: '결재판' 모양을 버려라
가장 많이 하는 실수가 엑셀 화면을 처음부터 종이 결재 서류(지출결의서 양식)처럼 만드는 것입니다. 그렇게 하면 데이터가 흩어져서 나중에 통계를 낼 수 없습니다.
입력 시트(Raw Data)는 무조건 '가로 한 줄'로 쌓여야 합니다. 아래의 항목들로 열(Column)을 구성하세요.
📂 지출 내역 시트 필수 항목 (헤더)
- 날짜: 2024-05-01 형식 (연/월/일 정확히)
- 구분(계정과목): 식대, 교통비, 소모품비, 접대비 등
- 사용처: 스타벅스, 쿠팡 등
- 금액: 숫자만 입력
- 사용자(부서): 총무팀 김철수
- 결제수단: 법인카드(신한), 개인카드, 현금 등
꿀팁: '구분' 항목은 지난 포스팅에서 배운 [데이터 확인 > 드롭다운] 기능을 써서 오타를 원천 봉쇄해야 나중에 집계가 정확해집니다.
2. 마법의 도구: '피벗 테이블'로 1초 만에 보고서 만들기
데이터가 1,000줄이 넘어가면 SUMIF 함수로 하나하나 계산하기 힘듭니다. 이때 사용하는 것이 피벗 테이블입니다. 함수를 몰라도 마우스 클릭 몇 번이면 됩니다.
📊 피벗 테이블 생성 단계
- 데이터가 입력된 표 전체를 드래그합니다.
- 상단 메뉴 [삽입] > [피벗 테이블]을 클릭합니다.
- 오른쪽 편집기에서 다음과 같이 설정합니다.
- 행(Row): '월(Month)' 또는 '구분(계정과목)' 추가
- 열(Column): '사용자(부서)' 추가
- 값(Value): '금액' 추가 (요약 기준: SUM)
이렇게 하면 순식간에 "어느 부서가 이번 달에 회식비를 얼마나 썼는지" 보여주는 요약표가 만들어집니다. 데이터가 추가되면 피벗 테이블은 자동으로 업데이트됩니다.
3. 고급 분석: QUERY 함수로 원하는 내역만 뽑아오기
"김철수 대리가 쓴 내역만 쫙 뽑아서 인쇄해 주세요."
이 요청을 받을 때마다 필터를 걸고 복사 붙여 넣기를 하시나요? QUERY 함수를 쓰면 검색 엔진처럼 데이터를 추출할 수 있습니다.
🔍 QUERY 함수 기본 공식
=QUERY(데이터범위, "SELECT * WHERE C = '식대' ORDER BY A DESC")
- 해석: 데이터 범위에서, C열(구분)이 '식대'인 것만, A열(날짜) 기준 최신순으로 가져와라.
별도의 '검색용 시트'를 만들고 이 함수를 넣어두면, 원본 데이터를 건드리지 않고도 보고용 자료를 무한대로 생성할 수 있습니다.
4. 시각화: 돈의 흐름이 보이는 차트 만들기
숫자만 가득한 보고서는 상사를 지루하게 만듭니다. 피벗 테이블 옆에 '파이 차트(원형 차트)' 하나만 추가해 보세요.
- 피벗 테이블(항목별 합계) 범위를 선택하고 [삽입] > [차트]를 누릅니다.
- 차트 종류를 '도넛형 차트'로 바꿉니다.
- 가운데 구멍에 "총 지출액"을 크게 적어줍니다.
"이번 달은 식대가 전체 비용의 40%를 차지합니다"라고 말로 하는 것보다, 빨간색 40%짜리 조각을 보여주는 것이 훨씬 설득력 있습니다.
마무리하며: 투명한 자금 관리는 신뢰의 시작
돈을 다루는 총무/회계 업무에서 가장 중요한 것은 '정확성'과 '신속성'입니다. 오늘 소개해 드린 방식대로 구글 스프레드시트를 세팅해 두면, 영수증 하나 입력할 때마다 모든 통계가 실시간으로 바뀝니다. 월말에 야근하며 계산기를 두드릴 필요가 완전히 사라지는 것이죠.
지출 내역 정리가 끝났다면, 이제 이 데이터를 입력받는 과정 자체를 자동화해 볼까요? 직원들이 영수증을 사진 찍어 올리면 자동으로 시트에 꽂히는 '구글 설문지(Forms)와 연동한 스마트 지출 품의서 만들기'를 다음 포스팅에서 다뤄보겠습니다. 여러분의 칼퇴를 응원합니다!