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이메일이 업무의 중심이 된 지금, 정리되지 않은 받은편지함은 시간 도둑입니다. 하지만 라벨(Label)과 필터(Filter) 기능을 잘 활용하면 메일이 자동으로 분류되고, 필요한 정보만 눈에 띄게 정리됩니다. 오늘은 지메일의 두 기능을 결합해 이메일 관리 효율을 2배 높이는 방법을 알아봅니다.
1단계: 라벨은 ‘폴더’가 아닌 ‘태그’다
라벨은 이메일을 여러 기준으로 동시에 분류할 수 있는 기능입니다. 하나의 메일에 여러 라벨을 붙일 수 있으므로, ‘업무/고객’과 ‘결제/세금’ 두 가지 라벨이 동시에 적용될 수도 있습니다.
- 폴더와 달리 한 이메일에 복수 라벨 가능
- 검색창에
label:업무입력 시 관련 메일만 표시 - 라벨별 색상 지정으로 한눈에 구분
라벨은 '주제별 태그 시스템'으로 이해하면 이메일이 훨씬 간결해집니다.
2단계: 필터로 라벨 자동 적용하기
매번 메일을 열어 라벨을 수동으로 붙이는 건 비효율적입니다. 필터를 사용하면 도착하는 순간 자동으로 라벨이 적용됩니다.
- 검색창 오른쪽 화살표 클릭 → 조건 입력 (예:
from:@client.com) - ‘필터 만들기’ 클릭 → ‘라벨 적용’ 선택
- 라벨 지정 후 저장 → 이후 자동 분류 시작
| 필터 조건 | 적용 라벨 | 추가 동작 |
|---|---|---|
| from:@company.com | 업무/프로젝트 | 별표 추가 |
| subject:영수증 | 결제/기록 | 읽음 표시 |
| has:attachment | 첨부파일 | 보관함 이동 |
필터 조건이 겹치면 중복 동작이 발생할 수 있으므로 테스트 후 적용하세요.
3단계: 라벨 + 필터 조합으로 ‘자동화 시스템’ 만들기
두 기능을 결합하면 이메일 관리가 정말 자동화됩니다. 예를 들어 ‘@finance.com’에서 오는 메일은 자동으로 ‘결제’ 라벨이 붙고 받은 편지함을 건너뛰어 ‘보관함’으로 이동시킬 수 있습니다. 매일 수십 통의 메일을 직접 정리할 필요가 없습니다.
- 중요도에 따라 색상 지정 (빨강=긴급, 파랑=정보, 초록=거래)
- 자동 분류 후 ‘별표’로 긴급 메일만 받은편지함 상단 고정
- 필터 동작은 과거 메일에도 소급 적용 가능
라벨과 필터의 조합은 ‘메일 정리 시간’을 ‘메일 분석 시간’으로 바꿉니다.
4단계: 업무용 라벨 구조 설계 예시
라벨 구조를 체계적으로 설계하면 관리가 훨씬 쉬워집니다.
- 업무 → 프로젝트A, 프로젝트B, 보고
- 결제 → 송장, 카드, 세금계산서
- 커뮤니케이션 → 고객, 내부, 파트너
라벨 이름은 한글보다는 짧은 영문을 쓰면 모바일에서도 잘 보입니다.
5단계: 생산성을 높이는 고급 필터 설정
단순 분류 외에도 다음과 같은 자동화를 추가할 수 있습니다.
- 읽음 표시: 뉴스레터 메일 자동 처리
- 별표 추가: VIP 고객 메일 강조
- 자동 전달: 회계 메일을 회계 담당자에게 자동 공유
- 아카이브: 프로모션 메일을 받은편지함 건너뛰기
필터와 라벨을 조합하면, 업무 메일이 자동으로 ‘정렬된 인사이트’로 바뀝니다.
6단계: 라벨·필터 관리 체크리스트
- 라벨 10개 이상이면 중복 여부 점검
- 필터 작동 확인 (매달 한 번 테스트)
- 색상 조정으로 시각 피로 최소화
- 불필요한 자동화는 주기적으로 삭제
과도한 자동화는 중요한 메일을 놓칠 수 있습니다. 핵심 규칙만 남기세요.
‘받은편지함 정리’가 아니라 ‘생산성 시스템’이다
지메일의 라벨과 필터 기능은 단순한 정리 도구가 아닙니다. 자동 분류, 색상 시각화, 업무별 라벨링을 조합하면 매일 아침 받은 편지함은 이미 정리되어 있고, 당신은 ‘결정’에만 집중할 수 있습니다. 라벨과 필터를 정비하는 일은 곧 당신의 업무 속도를 두 배로 만드는 투자입니다.
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<img src="gmail-labels-and-filters.jpg" alt="지메일 라벨과 필터를 함께 활용해 이메일을 자동 분류하고 색상별로 정리하는 장면의 일러스트">반응형