구글 스프레드시트의 가장 큰 장점은 '실시간 협업'입니다. 링크 하나만 보내면 팀원들이 동시에 접속해서 문서를 완성할 수 있죠. 하지만 이 편리함 뒤에는 치명적인 위험이 도사리고 있습니다. "어? 누가 내 수식 다 지웠어?" 하는 상황, 한 번쯤 겪어보셨을 겁니다.
협업은 하되 내 소중한 원본 데이터가 훼손되지 않게 하려면 '권한 설정(Permissions)'을 마스터해야 합니다. 모든 사람에게 '편집 권한'을 주는 것은 대문을 활짝 열어두고 외출하는 것과 같습니다. 오늘 포스팅에서는 상황에 맞는 3가지 공유 권한(뷰어, 댓글 작성자, 편집자)의 차이점과 특정 셀만 못 건드리게 잠그는 고급 보안 설정까지 완벽하게 정리해 드립니다.
1. 공유의 첫걸음: "누구에게, 어떤 권한을 줄 것인가?"
우측 상단의 초록색 [공유] 버튼을 누르면 사람을 초대할 수 있습니다. 이때 이메일 주소 옆에 있는 드롭다운 메뉴에서 3가지 권한 중 하나를 반드시 선택해야 합니다.
① 뷰어 (Viewer): "눈으로 보기만 해"
가장 안전한 권한입니다. 상대방은 데이터를 볼 수만 있고, 셀을 클릭하거나 복사할 수는 있지만 내용을 수정하는 것은 불가능합니다.
*추천 상황: 최종 보고서 공유, 견적서 발송, 공지사항 전달
② 댓글 작성자 (Commenter): "피드백만 줘"
뷰어 권한에 '메모 및 댓글 남기기' 기능이 추가된 상태입니다. 원본 데이터는 건드리지 못하지만, 셀에 우클릭하여 의견을 남길 수 있습니다.
*추천 상황: 초안 검토 요청, 팀원 피드백 수집
③ 편집자 (Editor): "같이 고치자"
모든 권한을 갖습니다. 데이터를 입력, 수정, 삭제하는 것은 물론 시트를 추가하거나 삭제할 수도 있습니다. 신뢰할 수 있는 공동 작업자에게만 부여해야 합니다.
2. 링크 공유의 함정: "제한됨 vs 링크가 있는 모든 사용자"
특정 이메일을 입력해서 초대하는 것이 귀찮아서, 링크를 복사해서 단톡방에 뿌리는 경우가 많습니다. 이때 '일반 액세스' 설정을 주의해야 합니다.
🔒 제한됨 (Restricted) - 추천
내가 초대한(이메일을 입력한) 사람만 접속할 수 있습니다. 링크가 유출되어도 승인되지 않은 외부인은 들어올 수 없습니다. 보안이 중요하다면 무조건 이 옵션을 쓰세요.
🔓 링크가 있는 모든 사용자 (Anyone with the link)
링크만 있으면 로그인 없이도 누구나 들어올 수 있습니다. 편리하지만, 링크가 웹상에 퍼지면 전 세계 누구나 내 문서를 볼 수 있게 됩니다. 대외비 문서라면 절대 사용하지 마세요.
3. 고수의 보안: 편집자도 못 건드리는 '시트 보호' 기능
팀원에게 편집 권한을 줘야 하지만, "제발 수식이 들어있는 칸이나 제목 줄은 건드리지 말았으면 좋겠는데..."라고 생각한 적 있으시죠? 이럴 땐 '시트 및 범위 보호' 기능을 쓰면 됩니다. 편집자 권한을 가진 사람도 특정 구역은 수정하지 못하게 막을 수 있습니다.
🛡️ 범위 보호 설정법
- 보호하고 싶은 셀 범위(또는 열/행 전체)를 선택합니다.
- 상단 메뉴에서 [데이터] > [시트 및 범위 보호]를 클릭합니다.
- 우측 패널에서 설명을 입력하고 [권한 설정] 버튼을 누릅니다.
- 범위 편집 권한을 '나만'으로 설정하거나, 수정 가능한 특정 인원을 지정합니다.
이렇게 설정하면, 나머지 빈칸은 팀원들이 자유롭게 입력할 수 있지만, 내가 걸어 잠근 수식 셀을 건드리는 순간 "보호된 셀을 변경하려고 했습니다"라는 경고창이 뜨며 수정이 차단됩니다. 이것이야말로 협업 스트레스를 없애는 최고의 기능입니다.
마무리하며: 보안은 협업의 기본 매너
구글 스프레드시트의 공유 기능은 강력하지만, 그만큼 책임이 따릅니다. 무분별한 '편집자' 권한 남발은 데이터 손실의 지름길입니다.
오늘부터는 문서를 공유하기 전에 3초만 고민해 보세요. "이 사람이 편집까지 해야 할까, 아니면 보기만 해도 될까?" 이 작은 고민과 오늘 알려드린 '범위 보호' 설정이 여러분의 소중한 데이터를 안전하게 지켜줄 것입니다.
데이터를 안전하게 지켰다면, 이제 효율적으로 입력할 차례입니다. 다음 포스팅인 '데이터 입력 시간 절반으로 줄이는 드롭다운 목록 만들기' 팁도 꼭 확인해 보세요!