회의록이나 기획안을 작성하다 보면 "이 안건으로 다음 주에 회의를 잡아야겠는데?"라는 생각이 들 때가 있습니다. 보통 이럴 때 어떻게 하시나요? 작성하던 문서를 최소화하고, 크롬 새 탭을 열고, 구글 캘린더에 접속해서, 빈 시간을 확인하고, 일정을 만든 뒤, 다시 문서로 돌아와서 링크를 복사해 넣으시나요?
이런 '창 전환(Context Switching)'은 업무의 흐름을 끊는 가장 큰 요인입니다. 구글 워크스페이스(Google Workspace) 환경에서는 굳이 캘린더 창을 따로 열 필요가 없습니다. 문서 작성 화면 안에서 @키 하나로 즉시 일정을 생성하고, 작성 중인 문서를 회의 초대장에 자동으로 첨부할 수 있기 때문입니다. 오늘 포스팅에서는 업무 시간을 단축시켜 주는 구글 문서와 캘린더의 완벽한 연동 활용법을 정리해 드립니다.
1. 가장 빠른 방법: '회의 일정 초안' 스마트 칩 활용
문서 안에서 곧바로 회의 초대장을 '초안(Draft)' 형태로 만들 수 있는 기능입니다. 작성 중인 내용을 보면서 참석자와 시간을 정할 수 있어 매우 직관적입니다.
📅 실행 단계
- 구글 문서의 빈 곳에 @ (골뱅이) 키를 입력합니다.
- 메뉴에서 '빌딩 블록' 섹션 아래에 있는 [회의 일정 초안(Calendar event draft)]을 선택합니다. (혹은
@draft라고 검색하세요.) - 문서 안에 깔끔한 표 모양의 일정 입력창이 생깁니다.
- 제목, 참석자, 시간, 날짜를 입력합니다.
🚀 핵심 기능: 원클릭 전송
정보를 다 입력했다면, 표 왼쪽 상단에 있는 파란색 [M 아이콘(캘린더로 보내기)]을 클릭하세요. 구글 캘린더 팝업이 뜨면서 [저장]만 누르면 실제 일정으로 등록됩니다. 초대장 발송까지 문서 안에서 끝나는 것이죠.
2. 빈 시간 확인하며 잡기: 사이드 패널 활용
"동료들의 일정을 보면서 빈 시간에 회의를 잡아야 한다면?" 이때는 우측의 사이드 패널을 쓰는 것이 정석입니다.
🖱️ 사이드 패널 사용법
- 구글 문서 화면 가장 오른쪽에 있는 좁은 세로 막대에서 [구글 캘린더 아이콘]을 클릭합니다.
- 화면 우측에 내 캘린더가 분할 화면으로 나타납니다.
- 원하는 날짜를 클릭하고, 빈 시간대를 마우스로 드래그하거나 클릭합니다.
- 일정 제목을 입력하고 저장합니다.
이 방법의 장점은 '문서 작성 화면'을 가리지 않는다는 것입니다. 회의 자료를 눈으로 보면서, 동시에 캘린더의 빈 슬롯을 찾아 예약할 수 있는 멀티태스킹의 정석입니다.
3. 이미 잡힌 회의라면? '회의록 템플릿' 불러오기
반대로 이미 캘린더에 일정이 잡혀있고, 그 회의를 위한 '회의록'을 작성해야 하는 상황이라면 이 기능이 최고입니다.
📝 회의록 자동 세팅 (Meeting Notes)
- 새 구글 문서를 켭니다.
- @ (골뱅이)를 입력하고 [회의 메모(Meeting notes)]를 선택합니다.
- 내 캘린더에 예정된 회의 목록이 쭉 뜹니다. 작성하려는 회의를 선택하세요.
놀라운 일이 벌어집니다. 회의 날짜, 제목, 참석자 명단, 심지어 액션 아이템(할 일) 체크리스트까지 자동으로 문서에 입력됩니다. 더 이상 "오늘 며칠이죠?", "누구 오셨나요?"라고 묻지 않아도 됩니다.
또한, 이렇게 생성된 문서는 자동으로 해당 캘린더 일정에 첨부파일로 링크됩니다. 회의 참석자들은 캘린더 일정만 클릭하면 바로 이 회의록을 볼 수 있게 되는 것이죠.
4. 꿀팁: 문서 자체를 일정에 초대하기
이미 다 작성한 기획서를 회의 자료로 쓰고 싶다면, 문서 상단에서 바로 일정을 연결할 수 있습니다.
- 문서 우측 상단(공유 버튼 옆)의 [업로드 아이콘(↑) 또는 캘린더 아이콘]을 누릅니다.
- [새 회의 일정 만들기]를 누르면, 현재 보고 있는 이 문서가 '첨부 파일'로 들어간 상태로 일정 생성 창이 뜹니다.
- 참석자들은 회의 시작 전에 미리 문서를 읽어볼 수 있어 회의 효율이 극대화됩니다.
마무리하며: 연결의 힘으로 칼퇴하세요
구글 문서와 캘린더의 연동은 단순히 편한 것을 넘어 '실수'를 줄여줍니다. 회의 날짜를 잘못 적거나, 엉뚱한 문서를 공유하는 실수를 시스템 차원에서 방지해 주기 때문입니다.
오늘부터 문서 작성 중에 회의를 잡아야 한다면, 창을 닫지 말고 @draft를 입력해 보세요. 여러분의 업무 속도가 훨씬 빨라질 것입니다.
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