총무팀이나 관리직으로 일하다 보면 각 팀(영업팀, 마케팅팀 등)에서 작성한 파일을 취합해야 할 때가 많습니다. 매주 금요일마다 "영업 1팀 실적 파일 보내주세요"라고 독촉하고, 메일로 받은 엑셀 파일을 열어서 내 '종합 보고서'에 복사+붙여 넣기하고 계신가요?
이 방식은 실수할 확률이 높고, 무엇보다 '실시간성'이 없습니다. 팀원이 데이터를 수정하면, 내 파일은 옛날 데이터가 되어버리죠. 구글 스프레드시트의 IMPORTRANGE(임포트레인지) 함수를 사용하면, 서로 다른 파일끼리 보이지 않는 파이프라인을 연결할 수 있습니다. 저쪽에서 숫자를 바꾸면, 내 파일의 숫자도 1초 만에 자동으로 바뀝니다. 오늘 포스팅에서는 총무 업무의 혁명과도 같은 파일 간 데이터 연동 방법을 완벽하게 정리해 드립니다.
1. IMPORTRANGE 함수란?
기존 엑셀(Offline)에서는 다른 파일의 값을 가져오려면 경로가 복잡하고 파일 위치가 바뀌면 링크가 깨지는 문제가 있었습니다. 하지만 클라우드 기반인 구글 시트는 'URL(인터넷 주소)'만 있으면 전 세계 어디에 있는 파일이든 데이터를 끌어올 수 있습니다.
🔗 기본 공식
=IMPORTRANGE("스프레드시트_URL", "시트이름!범위")2. 실전 적용: 3단계 연결 가이드
복잡해 보이지만 딱 3가지만 기억하면 됩니다. 주소 복사, 범위 지정, 허용 버튼입니다.
Step 1: 가져올 파일의 주소(URL) 복사
데이터가 들어있는 원본 파일(Source File)을 엽니다. 브라우저 주소창에 있는 긴 영어 주소 전체를 복사(Ctrl+C)합니다.
Step 2: 내 파일에 함수 입력
데이터를 보여줄 내 파일(Target File)의 빈 셀에 다음과 같이 입력합니다. (반드시 큰따옴표 ""를 써야 합니다!)
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/...", "Sheet1!A1:E20")
[주의] 시트 이름에 띄어쓰기가 있다면 작은따옴표로 감싸는 것이 안전합니다. (예: '1월 실적'!A:B)
Step 3: 액세스 허용 (가장 중요 ⭐)
처음 엔터를 치면 데이터가 안 나오고 #REF!라는 에러가 뜹니다. 당황하지 마세요.
⚠️ 보안 절차
해당 셀에 마우스를 올리면 [액세스 허용(Allow access)]이라는 파란색 버튼이 나타납니다. 이 버튼을 한 번만 클릭해 주면 두 파일 간의 연결이 승인되면서 데이터가 촤라락 로딩됩니다.
3. 활용 시나리오: '마스터 파일' 만들기
이 기능을 총무 업무에 어떻게 활용할 수 있을까요? "분산된 데이터의 중앙 집중화"가 핵심입니다.
🏢 총무팀 마스터 관리 대장
- A팀 파일: A팀장이 관리 (팀원은 여기만 수정함)
- B팀 파일: B팀장이 관리
- 총무팀 마스터 파일: 아무도 손대지 않음. 오직 IMPORTRANGE 함수만 걸려 있음.
이렇게 세팅하면 총무 담당자는 마스터 파일만 열면 전사 현황을 실시간으로 볼 수 있습니다. 더 이상 "파일 취합해서 보내주세요"라고 메일을 보낼 필요가 없습니다.
4. 고수의 팁: QUERY 함수와 결합하기
IMPORTRANGE는 원본 데이터를 '있는 그대로' 다 가져옵니다. 하지만 "A팀 데이터 중에 '완료'된 건만 가져오고 싶은데?"라는 생각이 들 것입니다. 이때 QUERY 함수를 감싸주면 필터링까지 한 번에 됩니다.
이 수식 하나면 다른 파일에서 + 특정 조건에 맞는 데이터만 + 실시간으로 가져오는 최강의 자동화 시스템이 완성됩니다.
(※ 참고: IMPORTRANGE 안에서는 열 이름 A, B, C 대신 Col1, Col2, Col3...으로 써야 합니다.)
마무리하며: 연결의 힘으로 칼퇴하세요
엑셀 파일을 주고받는 시대는 지났습니다. 이제 구글 스프레드시트의 IMPORTRANGE로 모든 데이터를 연결하세요. 여러분의 컴퓨터에 파일이 쌓이는 것을 막아주고, 항상 최신 데이터를 보장해 줍니다.
다른 시트의 데이터를 가져왔는데, 중복된 값이 너무 많아서 정리가 안 되시나요? 다음 포스팅에서는 가져온 데이터에서 '중복 데이터 3초 만에 제거하고 고유값(UNIQUE)만 남기는 방법'을 알아보겠습니다. 총무팀의 데이터 정제 기술, 기대해 주세요!