총무 업무를 하다 보면 가장 골치 아픈 것이 바로 '재고 관리'입니다. "A4 용지 다 떨어졌는데요?", "탕비실에 커피 믹스 없어요."라는 말을 들을 때마다 식은땀이 흐르죠. 그렇다고 비싼 유료 ERP 프로그램을 도입하기에는 회사의 규모나 예산이 맞지 않는 경우가 많습니다.
하지만 걱정하지 마세요. 우리에게는 구글 스프레드시트(Google Sheets)가 있습니다. 입고 와 출고 내역만 입력하면 현재 남은 재고가 자동으로 계산되고, 물건이 떨어지기 전에 빨간색으로 경고까지 해주는 '스마트 재고 관리 대장'을 직접 만들어 보겠습니다. 오늘 소개할 핵심 함수인 SUMIF와 VLOOKUP만 알면 누구나 10분 만에 자동화 시스템을 구축할 수 있습니다.
1. 시트 구조 잡기: 3단 구성의 법칙
재고 관리를 실패하는 가장 큰 이유는 '하나의 시트'에 모든 것을 적으려고 하기 때문입니다. 데이터베이스의 원칙에 따라 시트를 딱 3개로 나눠야 꼬이지 않습니다.
📂 시트 탭 구성 (하단 탭 이름 변경)
- ① 품목 리스트 (Items): 우리 회사에 있는 모든 물품의 정보 (품명, 규격, 단가 등)
- ② 입출고 내역 (Log): 물건이 들어오고 나간 기록을 쌓는 곳 (날짜, 품명, 수량, 구분)
- ③ 재고 현황 (Dashboard): 현재 남은 수량을 자동으로 보여주는 결과 화면
2. 오타 방지: '드롭다운'으로 품명 선택하기
누구는 "A4용지"라 쓰고, 누구는 "에이포"라고 쓰면 컴퓨터는 서로 다른 물건으로 인식합니다. [입출고 내역] 시트에서 품명을 입력할 때는 반드시 목록에서 선택하게 만들어야 합니다.
🔽 데이터 확인(Data Validation) 설정
- [입출고 내역] 시트에서 품명을 적을 열(Column)을 전체 선택합니다.
- 상단 메뉴 [데이터] > [데이터 확인]을 클릭합니다.
- 조건에서 [범위 내 목록]을 선택합니다.
- 범위 지정 버튼(전용 아이콘)을 누르고, [품목 리스트] 시트에 적어둔 품명들을 드래그합니다.
- [저장]을 누르면 셀 안에 작은 화살표(▼)가 생기며 선택 입력만 가능해집니다.
3. 핵심 함수: SUMIF로 현재 재고 자동 계산하기
이제 가장 중요한 [재고 현황] 시트를 만들 차례입니다. 여기서 우리는 "전체 입고량 - 전체 출고량 = 현재 재고"라는 공식을 함수로 구현할 것입니다.
🧮 SUMIF 함수 공식
SUMIF는 특정 조건에 맞는 숫자만 골라서 더해주는 함수입니다.
=SUMIF(범위, 조건, 합계범위)
예: 입출고 내역에서(범위), "A4용지"인 것만 찾아서(조건), 수량을 더해라(합계범위)
🚀 실전 수식 적용
[재고 현황] 시트의 '현재 재고' 셀에 아래와 같은 논리의 수식을 넣습니다.
이렇게 하면 입출고 내역 시트에 "A4용지 10개 입고", "A4용지 3개 출고"라고 기록할 때마다, 대시보드에서는 자동으로 7개로 숫자가 바뀝니다. 계산기를 두드릴 필요가 완전히 사라지는 것이죠.
4. 시각화: 재고 부족 시 '빨간불' 켜기
매일 시트를 들여다보고 있을 수는 없습니다. 재고가 위험 수준으로 떨어졌을 때만 눈에 띄게 만들어 봅시다. 이것이 바로 '조건부 서식'입니다.
- [재고 현황] 시트의 '현재 재고' 숫자가 있는 열을 선택합니다.
- [서식] > [조건부 서식]을 클릭합니다.
- 형식 규칙에서 [다음보다 작거나 같음]을 선택합니다.
- 값에 5(또는 안전재고 수량)를 입력합니다.
- 서식 지정 스타일에서 [채우기 색상]을 빨간색으로 설정합니다.
이제 재고가 5개 이하로 떨어지는 순간, 해당 칸이 빨갛게 변하며 "주문하세요!"라고 소리 칠 것입니다.
마무리하며: 총무의 시간은 소중하니까요
오늘 만든 이 [품목-내역-현황] 3단계 시스템은 비품뿐만 아니라, 회사 기념품 관리, 탕비실 간식 관리, 심지어 개인적인 가계부에도 똑같이 적용할 수 있는 강력한 로직입니다.
이제 재고 파악 하느라 창고에서 먼지 마시며 시간을 보내지 마세요. 입력은 1초면 끝나고, 계산은 구글 시트가 알아서 해줍니다. 여러분은 남는 시간에 더 생산적인 업무에 집중하거나, 칼퇴근을 즐기시면 됩니다.
재고 관리 대장이 완성되었다면, 이제 데이터를 더 스마트하게 다뤄볼까요? 재고 부족 알림을 이메일로 자동 발송하거나, 파이썬을 이용해 데이터를 분석하는 '구글 스프레드시트 자동화 심화 과정'도 다음 포스팅에서 다뤄보겠습니다.