총무 담당자나 팀 막내라면 매일 점심시간마다 겪는 고충이 있습니다. "오늘 점심 뭐 드실래요?"라고 단체 채팅방에 물어보면, 대답 없는 사람, 나중에 딴소리하는 사람, 메뉴 통일 안 되는 사람들 때문에 주문하는 데만 30분이 걸리곤 하죠. 비품 신청도 마찬가지입니다. 포스트잇에 적어주고 가면 나중에 잃어버리기 일쑤입니다.
이런 비효율적인 소통 방식을 스마트하게 바꾸는 가장 쉬운 도구가 바로 '구글 설문지(Google Forms)'입니다. 링크 하나만 던지면 직원들이 스마트폰으로 간편하게 응답하고, 그 결과가 구글 스프레드시트에 자동으로 차곡차곡 정리됩니다. 오늘 포스팅에서는 카카오톡 투표보다 강력하고, 엑셀보다 편리한 구글 설문지 활용법을 실무 예제(점심 주문/비품 신청)와 함께 완벽하게 정리해 드립니다.
1. 왜 '단톡방 투표' 대신 구글 설문지일까?
메신저의 투표 기능도 간편하지만, 업무용으로 쓰기에는 치명적인 단점이 있습니다. 바로 '데이터 기록'이 남지 않는다는 점입니다.
💜 구글 설문지를 써야 하는 이유 3가지
- 자동 엑셀 변환: 누가 무엇을 선택했는지 스프레드시트에 실시간으로 표가 만들어집니다.
- 익명/실명 선택 가능: 솔직한 의견이 필요할 땐 익명으로, 주문을 받을 땐 실명으로 설정할 수 있습니다.
- 모바일 최적화: PC가 없어도 이동 중에 핸드폰으로 3초 만에 응답할 수 있습니다.
2. 실전 예제: '점심 메뉴 주문서' 만들기
가장 흔하게 쓰이는 점심 메뉴 주문 양식을 만들어보겠습니다. 이 과정은 비품 신청이나 야근 식대 취합에도 똑같이 적용됩니다.
📝 설문지 생성 및 질문 세팅
- 구글 드라이브에서 [새로 만들기] > [Google 설문지]를 클릭합니다.
- 제목에 '12월 16일 점심 주문서'라고 적습니다.
- 첫 번째 질문 (단답형): "성함을 입력해주세요." (이걸 안 넣으면 누가 시켰는지 모릅니다!)
- 두 번째 질문 (객관식 질문): "메뉴를 선택해주세요."
- 옵션 1: 짜장면
- 옵션 2: 짬뽕
- 옵션 3: 볶음밥
- 세 번째 질문 (장문형): "요청사항이 있다면 적어주세요." (예: 단무지 많이, 맵게 해주세요 등)
이렇게 만들고 우측 상단의 [보내기] 버튼을 눌러 링크(URL)를 복사해 단톡방에 공유하면 끝입니다.
3. 핵심 기능: 스프레드시트 연동 (초록색 버튼의 비밀)
설문지 응답 탭에서 결과를 하나씩 확인하는 건 하수입니다. 우리는 이 데이터를 엑셀(시트)로 보내서 한눈에 볼 것입니다.
📊 Sheets 연결 방법
- 설문지 편집 화면 상단의 [응답] 탭을 클릭합니다.
- 오른쪽에 있는 초록색 십자가 아이콘 (Sheets 만들기)을 클릭합니다.
- "새 스프레드시트 만들기"를 선택하고 [만들기]를 누릅니다.
이제 새로운 구글 스프레드시트 창이 열립니다. 놀랍게도 직원들이 응답을 제출하는 순간, 이 시트에 실시간으로 한 줄씩 데이터가 추가됩니다. 총무님은 이 시트만 켜놓고 있다가, 마감 시간에 중국집에 전화해서 "짜장 3개, 짬뽕 2개요"라고 주문하면 됩니다.
4. 응용 꿀팁: 알림 설정과 마감 기능
설문지를 배포해 놓고 언제 응답이 들어오나 계속 새로고침 할 필요는 없습니다.
🔔 새 응답 이메일 알림 받기
- 설문지 [응답] 탭에서 점 세 개(⋮) 아이콘을 누릅니다.
- [새 응답에 대한 이메일 알림 받기]를 체크합니다.
- 이제 누군가 비품을 신청하면 내 지메일로 "띵동! 새로운 응답이 있습니다"라고 메일이 옵니다.
🚫 응답 받기 중단 (주문 마감)
오전 11시까지만 주문을 받고 마감해야 한다면? [응답] 탭에 있는 [응답받기] 스위치를 끄세요. 스위치가 꺼지면 링크를 눌러도 더 이상 설문에 참여할 수 없게 됩니다. "죄송합니다. 주문 마감되었습니다"라는 메시지도 띄울 수 있습니다.
마무리하며: 취합의 고통에서 해방되세요
구글 설문지는 단순히 질문을 던지는 도구가 아닙니다. 흩어져 있는 직원들의 의견을 '정제된 데이터'로 바꿔주는 강력한 자동화 도구입니다. 점심 메뉴 취합부터 명절 선물 조사, 비품 신청, 회식 날짜 투표까지. 이제 단톡방에서 숫자를 세지 말고 링크 하나로 깔끔하게 해결하세요.
설문지로 데이터를 모으는 데 성공하셨나요? 다음 단계는 이렇게 모인 데이터를 바탕으로 '버튼 하나로 전체 직원에게 안내 메일을 보내는 앱스 스크립트(Apps Script) 자동화'에 도전해 볼 차례입니다. 반복 업무 없는 칼퇴의 세계로 여러분을 초대합니다!