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구글 드라이브 공유 링크 만들기와 권한 설정 완전 정리
업무나 학교에서 구글 드라이브로 협업할 때 가장 중요한 것은 ‘공유 권한 관리’입니다. 단순히 링크를 복사해 보내는 것이 아니라, 파일별·폴더별 권한을 올바르게 설정해야 보안사고를 예방할 수 있습니다. 이번 글에서는 공유 링크 만들기부터 안전한 권한 관리까지 단계별로 안내합니다.
공유 설정을 잘못하면 생기는 문제
많은 사용자가 “링크만 주면 되겠지”라고 생각하지만, 잘못된 설정은 심각한 보안 위험을 초래합니다. 특히 ‘링크가 있는 모든 사용자 보기 가능’ 옵션은 사내 자료가 외부로 유출될 가능성이 있습니다. 따라서 공유 권한을 정확히 이해하고 조정하는 것이 필수입니다.
1단계. 구글 드라이브 공유 링크 만들기
- 공유할 파일 또는 폴더를 마우스 오른쪽 클릭합니다.
- 공유 메뉴를 선택합니다.
- 하단의 링크 복사를 클릭합니다.
- 링크 권한을 다음 중 하나로 설정합니다:
- 제한됨: 초대받은 사용자만 접근 가능
- 링크가 있는 모든 사용자: 링크를 가진 사람은 누구나 접근 가능
주의 회사나 학교 계정의 경우, ‘링크가 있는 모든 사용자’ 옵션이 기본적으로 비활성화되어 있을 수 있습니다. 관리자 정책을 확인하세요.
2단계. 권한 수준 선택(보기·댓글·편집)
| 권한 종류 | 설명 | 추천 상황 |
|---|---|---|
| 보기(Viewer) | 파일을 열람만 가능 | 공개 문서, 참고자료 |
| 댓글(Commenter) | 수정은 불가, 의견만 추가 가능 | 검토 중인 문서 |
| 편집(Editor) | 파일 수정, 삭제, 재공유 가능 | 협업 중인 팀원 |
Tip 최종본 문서는 ‘보기 전용’, 진행 중 문서는 ‘편집 가능’으로 분리 저장하면 혼동을 줄일 수 있습니다.
3단계. 고급 공유 설정
3-1. 다운로드·복사 제한
민감한 문서의 경우, 우측 하단의 옵션 아이콘 → 보기 전용 사용자의 다운로드·복사 제한을 체크합니다.
3-2. 만료일 지정
외부 파트너에게 임시로 파일을 공유할 때는 액세스 만료일을 설정해 자동으로 접근을 차단합니다.
3-3. 공유 해제 및 로그 확인
파일 목록에서 공유 중 아이콘을 눌러 ‘공유 중지’하거나, Google Workspace의 활동 로그에서 접근 기록을 점검하세요.
주의 구글 문서에서 권한을 바꿔도 이미 열린 세션은 즉시 적용되지 않을 수 있습니다. 재접속 시 반영됩니다.
4단계. 팀 협업 시 권장 구조
- 팀별 공유 드라이브 생성 후, 모든 구성원에게 ‘편집’ 권한 부여
- 외부 공유용 폴더는 별도로 분리하고 ‘보기 전용’으로 고정
- 파일명 규칙: YYYY-MM-DD_프로젝트명_버전으로 통일
- 권한 변경 이력은 월 1회 이상 관리자 점검
추천 외부와 내부를 같은 폴더에서 관리하지 말고, ‘외부공유용’ 폴더를 따로 만드는 것이 안전합니다.
5단계. 모바일에서도 공유 권한 관리하기
- Google 드라이브 앱에서 파일 선택 → ‘점 세 개 메뉴’ 클릭
- ‘공유’ 또는 ‘링크 관리’ 선택
- 보기/편집 권한 변경 또는 공유 해제 가능
이 기능은 출장이나 외근 중에도 팀원 접근을 즉시 제어할 수 있어 유용합니다.
공유는 간편하게, 관리와 보안은 철저하게
공유 링크와 권한 설정은 협업을 빠르게 만들어주지만, 동시에 보안 리스크도 존재합니다. 따라서 ‘필요한 사람에게만 최소 권한’을 주는 원칙을 지켜야 합니다. 위 단계를 적용하면 안전하고 효율적인 공유 환경을 만들 수 있습니다.
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